Ist eine elektronische Unterschrift gültig? eIDAS, Schriftform und Praxis in AT, DE und CH

Die drei Stufen nach eIDAS

Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, kurz eIDAS, gilt in allen EU-Staaten und damit in Österreich und Deutschland unmittelbar. Sie kennt drei Stufen elektronischer Signaturen.

• Einfache elektronische Signatur (SES): Daten, die einer Unterschrift beigefügt sind, zum Beispiel eine gezeichnete Unterschrift in einem PDF, ein getippter Name oder ein Klick auf "Zustimmen". Frei in der Form, ohne Zertifikat. Das erzeugt signhere.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet, ermöglicht ihre Identifizierung und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Meist mit Zertifikat eines Anbieters.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): eine fortgeschrittene Signatur mit qualifiziertem Zertifikat und sicherer Signaturerstellungseinheit, zum Beispiel ID Austria, Handy-Signatur oder ein Personalausweis mit eID. Nur die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt.

Grundsatz: Formfreiheit

In Österreich, Deutschland und der Schweiz gilt Vertragsfreiheit, und Verträge sind grundsätzlich formfrei. Ein Mietvertrag, ein Kaufvertrag über ein gebrauchtes Auto, ein Auftrag an einen Handwerker oder eine Vollmacht für die Paketabholung kommen auch mündlich zustande. Die Unterschrift dient dann dem Beweis, nicht der Gültigkeit. Eine einfache elektronische Signatur ist dafür ein brauchbarer Beweis, besonders wenn ein Protokoll mit Zeitpunkt und technischen Daten dazukommt. Im Streitfall würdigt ein Gericht sie frei, so wie einen Scan oder ein Fax.

Wo das Gesetz die Schriftform verlangt

Die Ausnahmen sind überschaubar, aber wichtig. Wo ein Gesetz "Schriftform" oder eine "eigenhändige Unterschrift" verlangt, ersetzt nur die qualifizierte Signatur die Unterschrift auf Papier.

• Deutschland: § 126 BGB verlangt die Schriftform unter anderem für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB), für Bürgschaften von Privatpersonen (§ 766 BGB), für befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG) und für Verbraucherdarlehen. Nach § 126a BGB kann sie durch eine QES ersetzt werden; bei der Arbeitskündigung ist auch das ausgeschlossen. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag ist dagegen formfrei.
• Österreich: Für viele Alltagsverträge gilt Formfreiheit; Schriftlichkeit verlangen etwa Bürgschaften (§ 1346 Abs. 2 ABGB) und bestimmte Verbrauchergeschäfte. Nach § 4 Signatur- und Vertrauensdienstegesetz erfüllt die QES das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift. Bei Arbeitsverhältnissen ist die Kündigung grundsätzlich formfrei, sofern Kollektiv- oder Arbeitsvertrag nichts anderes vorsehen.
• Schweiz: Wo das Obligationenrecht die einfache Schriftlichkeit verlangt, ist nach Art. 14 Abs. 2bis OR nur die qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES gleichgestellt. Schriftform verlangen zum Beispiel die Abtretung von Forderungen, die Bürgschaft und der Konsumkreditvertrag. Der Mietvertrag und der Arbeitsvertrag sind formfrei.

Typische Fälle aus dem Alltag

So lässt sich das in der Praxis einordnen. Im Zweifel hilft ein Blick ins Gesetz oder eine kurze Nachfrage bei der Stelle, die das Dokument verlangt.

• Vollmacht für Paket, Amt oder Werkstatt: einfache Signatur reicht fast immer, häufig mit Ausweiskopie.
• Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Kaufvertrag über bewegliche Sachen: formfrei, einfache Signatur reicht.
• Einverständniserklärung für Schule, Verein, Fotos, Behandlung: einfache Signatur reicht.
• Angebot, Auftrag, Abnahmeprotokoll, Lieferschein: einfache Signatur reicht.
• Unbefristeter Arbeitsvertrag: formfrei. Befristung in Deutschland: Schriftform oder QES.
• Kündigung von Handyvertrag, Fitnessstudio, Abo: in Deutschland seit 2021 auch per E-Mail zulässig, einfache Signatur reicht.
• Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland: nur auf Papier.
• Bürgschaft, Grundstückskauf, Testament, Ehevertrag: Papier, Notar oder QES, je nach Land.

Beweiswert erhöhen

Der Beweiswert einer einfachen Signatur steigt mit dem, was dokumentiert ist. signhere bietet dafür drei Bausteine: ein Signaturprotokoll als letzte PDF-Seite mit Zeitpunkt, gehashter IP-Adresse, Browser-Kennung und Prüfsumme; eine Ausweiskopie, die die unterschreibende Person direkt mit der Kamera anfertigt; und ein Passwort, das nur die richtige Person kennt. In Kombination ist das für Alltagsdokumente ein stärkerer Beleg als ein Scan, weil nachvollziehbar ist, wann und über welches Gerät unterschrieben wurde.

Was signhere nicht ist

signhere erzeugt keine qualifizierten Signaturen. Wer eine QES braucht, nutzt in Österreich ID Austria, in Deutschland den Personalausweis mit Online-Funktion oder einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, in der Schweiz einen ZertES-Anbieter. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Auskunft im Einzelfall ist eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt die richtige Adresse.

Häufige Fragen